Vezměte čas do vlastních rukou.

Je konec pracovního týdne. Poledne. Díváte se na svůj todo list a říkáte si „Vždyť to už jsem chtěl mít hotové. A tohle taky. Co jsem celý ten týden dělal?!“. Přitom víte, že jste na tom dělali. Avšak ne příliš? Možná až moc. Jakkoliv je výsledek neurčitý, určitě to však byla ta větší část času, neboť ostatní jste odsunuli. Kam se všechen ten čas poděl?

Můžete se zeptat zpět „K čemu by mi bylo dobré to vědět? Jak mi to může pomoci při plnění mého todo listu?“. Odpověď je v pozornosti: tam kde mám pozornost, to se začíná rozvíjet, měnit a zlepšovat. Proto pojďme zaměřit svou pozornost na to, jak svůj čas trávíme.

To, že budeme vědět, kolik času nad čím trávíme, nám pomůže v sestavování reálnější plánů. Což je jedna z hlavních cest k tomu „mít vše hotovo“. Díky sledování též budeme moci cíleně pracovat na snižování tráveného času nad určitými aktivitami a hledat efektivnější cesty k jejich splnění. A pokud se vaše finanční odměna za vykonanou práci odvíjí od doby strávené řešením daného úkonu, bez pomůcky zaznamenávající tento čas se neobejdete.

JAK ČAS SLEDOVAT?

K tomu všemu nám může pomoci nástroj pro sledování času. Pravděpodobně nejpopulárnější je, pro své jednoduché ovládání a přesto podrobné reporty, Toggl. Samozřejmě lze použít i jiný, např. český primaERP . A nakonec třeba i tu excelovou tabulku. Důležité je, aby vámi zvolený nástroj posloužil efektivně svému účelu a co nejlépe splynul s naším workflow. Já uvedu více k programu Toggl, neboť s ním mám nejvíce zkušeností.

PŘÍKLADY POUŽITÍ

Jedním z použití je vědomě ohraničení nějaké činnosti a dáni ji plné pozornosti mezi zmačknutím tlačítka Start a Stop . V tomto intervalu pak věnuji svůj čas právě jen tomu, co si měřím a neodbíhám k jiným činnostem. Pomáhá mi to v učení koncentrování se na konkrétní činnost, např. že se pustím pouze do vyřizování lehkých emailů do 2 min a zbytek si třídím.

Dalším použitím je zvyšování své efektivity díky důslednému sledování. Zůstaňme nyní u všem známé a zdánlivě jednoznačné činnosti, jako je psaní emailů. V prvním kole mohu začít sledovat pouze samotné psaní emailů. Kolik času tomu v týdnu dám? Ze sledování mi vyplyne, že tím vlastně trávím nějak moc času a začne mě zajímat, co tam dělám. V druhém kole tedy začnu sledovat svou emailovou činnost podrobněji a pojmenuji si podkategorie emailování, jako třeba: práce s nabídkami a poptávkami, domlouvání osobních schůzek, komunikace s týmem. Ve výsledku mi pak např. vyjde, že trávím zbytečně moc času domlouváním osobních setkání a tak si vystavím veřejný kalendář, kdy se mi lidé sami budou hlásit do mnou předem vytvořených volných oken. Nebo nahradím emailovou komunikaci s týmem nástrojem pro týmovou spolupráci, jakými jsou např. Trello či Asana.

Stejně tak si můžeme změřit, kolik času dáme do projektu či opakovaného procesu. Rozdělíme je na činnosti, které budeme sledovat a pak budeme hledat způsob jak je zkrátit.

JAK ZAČÍT? CO VŠECHNO MÁM SLEDOVAT?

Pro začátek doporučuji sledovat jeden projekt či konkrétní činnost. To vám dovolí naučit se, jak program ovládat, zařadit jej do svého workflow, a pomůže s uvědoměním, co opravdu chcete sledovat a v čem vám to bude pomáhat. Zvolte si proto takovou činnost, kterou vykonáváte často a u které vás nyní opravdu zajímá, kolik své pracovní doby nad ní trávíte. Z drobných výsledků tak získáte motivaci pro další zkoumání svých cest pracovním dnem a chuť pro další a širší používání.

Důležité je naučit se vnímat sledování času jako pomocníka v rozvíjení osobní efektivity, nikoliv jako drába, který vám stojí za rameny. Pak můžete postupně přidávat další činnosti a to hlavní: naučíte se čas sledovat a přemýšlet o jeho využití.

Podrobné sledování může být jen dočasné, kdy na určitý čas zaměříme svou pozornost na jeden projekt či proces, který bychom chtěli vylepšit. Jakmile se nám to podaří, můžeme opět přepnout do sledování času pro celek, přesunout svou pozornost jinam, nebo opustit sledování úplně, neboť jsme tím zlepšili, co jsme potřebovali.

V PRAXI

Toggl je součástí mě „kancelářské sady“, která se mi otevře hned při zapnutí prohlížeče – čtvrtá záložka zprava.

toggl zalozka

Pak už se jen stačí přepnout na záložku, rozhodnout se do čeho se pustím, a zmáčknout Start. Pokud je to opakovaná činnost stačí jen zmáčknout „Play“ na dřívějším záznamu.

toggl start stop

toggl tyden

K dispozici jsou pak přehledné zprávy o vaší činnosti.

toggl report

Když jsem v terénu, používám aplikaci v mobilním telefonu. Přitom Toggl funguje i offline a potom se jednoduše synchronizuje.

Pokud zapomenu časovač vypnout nebo zapnout, mohu určitou položku editovat nebo vytvořit novou zpětně.

SHRNUTÍ HLAVNÍCH VÝHOD

  • Práce s pozorností – zapnutím a vypnutím podporuje vědomou práci v časových blocích, kdy se věnujeme jednomu projektu či typu činnosti.
  • Podklady pro zlepšení – podrobným sledováním odhalujeme zloděje času. Výstupní zprávy, které nám tvrdými daty (nikoliv dojmy) umožní změnit představu o čase nad vykonávanou činností a poslouží nám jako podklad pro úpravy.
  • Podrobné reporty pro fakturaci, jste-li člověk placený „od hodiny“. Podrobná zpráva pro sama sebe, jste-li placen „od projektu“.
  • Pocit, že máme svůj čas více pod kontrolou. Což sice není více jak pocit ;-), ale zároveň je významnou součástí našeho celkového pocitu z vykonávané práce.

CO DÁLE

Naučíte-li se Toggl používat pravidelně, budou vám odměnou přehledná statistická data, kdy jde jednotlivé položky třídit výběrem tagů, zařazovat pod projekty, či ke klientům. K tomu však někdy příště. Nyní začněme jednoduše, u jedné činnosti. Pak se podíváme co dále.

Napadá vás, že byste tak mohli začít sledování i trávení svého volného času či společného času s partnerem či partnerkou? A při opětovné diskuzi nad tématem „netrávíš se mnou dostatek času“ vytáhnout report? Já bych se do toho nepouštěl ;-). Věřím, že i vy tušíte, že počátek této úvahy nebude o množství času, ale o jeho kvalitě, o tom co v něm děláme.

A přesně k tomu by nám mělo měření času pomoci. Kdy pointou není samotné sledování množství času, ale zvyšování jeho kvality. Ať již v práci či v osobním životě. Uvědomění, kolik času opravdu máme, jak jej trávíme a začít věnovat jej tomu opravdu důležitému. Činnostem, které mají výrazný dopad a lidem, kteří jsou blízko našemu srdci.